Polityka prywatności

Część I Dane osobowe

Kto odpowiada za dane i jak się z nami skontaktować

Administratorem danych osobowych w sklepie internetowym www.verdantis.pl jest 2S2 sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku, ul. Zabłudowska 95, 15-585 Białystok, NIP 9662160569. W niniejszej polityce określenia „my” i „Administrator” oznaczają tę spółkę.

W sprawach danych osobowych i realizacji swoich praw możesz skontaktować się z nami pod adresem verdantis.pl@proton.me lub listownie pod wskazanym wyżej adresem.

Ochrona informacji

Dobieramy zabezpieczenia danych odpowiednio do rodzaju informacji, sposobu ich wykorzystania i ryzyka dla osób, których dotyczą. Obowiązek ochrony obejmuje także osoby upoważnione do pracy z danymi oraz firmy świadczące usługi na nasze zlecenie. Szczegółów zabezpieczeń, których ujawnienie mogłoby osłabić ochronę, nie publikujemy.

Dlaczego wykorzystujemy dane

Zamówienia i dostawa. Przetwarzamy dane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie oraz wykonania umowy sprzedaży, w tym przyjęcia zamówienia, rozliczenia płatności i dostawy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Konto klienta. Przetwarzamy dane do założenia i obsługi konta zgodnie z umową o tę usługę, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Konto nie jest wymagane do zakupu, jeśli sklep udostępnia zakup bez rejestracji.

Obowiązki prawne. Przetwarzamy dane wymagane przepisami podatkowymi, rachunkowymi i konsumenckimi, w tym do dokumentacji sprzedaży i wykonania obowiązków dotyczących reklamacji oraz odstąpienia. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO; w zakresie realizacji umowy również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Kontakt i obsługa spraw. Jeśli pytanie dotyczy zamówienia lub działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie, stosujemy art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przy pozostałej korespondencji podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi i obsługa zgłoszonej sprawy.

Newsletter. Newsletter prowadzi 2S2 sp. z o.o. i wysyła go bezpośrednio przez sklep Verdantis. Przetwarzamy dane w celu wysyłania zamówionych wiadomości o produktach i ofercie na podstawie Twojej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wysyłka informacji handlowych wymaga także uprzedniej zgody przewidzianej w art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Zapis jest dobrowolny i niezależny od zakupu lub konta.

Bezpieczeństwo i roszczenia. Przetwarzamy niezbędne dane w celu zapobiegania nadużyciom, zapewnienia bezpieczeństwa strony oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest ochrona sklepu, użytkowników i naszych praw. W niezbędnym zakresie zachowujemy również dowody udzielonych zgód i rezygnacji, aby wykazać prawidłowość działań.

Cookies opcjonalne i narzędzia zewnętrzne. Jeżeli zostaną uruchomione, wykorzystanie do analityki lub reklamy następuje po uzyskaniu wymaganej zgody. Dla danych osobowych opartych na zgodzie stosujemy art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Cele, dostawców i czas działania konkretnych narzędzi wskazuje informacja o cookies udostępniona przed zgodą.

Jakie informacje otrzymujemy

Przetwarzamy dane przekazane podczas zamówienia, rejestracji konta, zapisu do newslettera, kontaktu, zwrotu lub reklamacji. Mogą to być imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, adres dostawy i rozliczeniowy, dane zamówienia i płatności, dane niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży oraz treść korespondencji. Numer rachunku do zwrotu przetwarzamy, gdy jest potrzebny do wykonania zwrotu. Nie wymagamy numeru PESEL ani kopii dokumentu tożsamości przy zwykłym zakupie.

Przy koncie przetwarzamy także dane logowania i informacje związane z jego działaniem. Przy newsletterze przetwarzamy adres e-mail, dane zapisu, potwierdzenia oraz zgody i jej wycofania.

W trakcie korzystania ze strony mogą być przetwarzane dane techniczne, np. adres IP, czas połączenia, żądany adres strony, informacje o przeglądarce i systemie oraz identyfikatory sesji i cookies. Zakres zależy od działających narzędzi i wybranych ustawień zgody.

Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie. Potwierdzenia płatności i dostawy możemy otrzymywać od banków, wybranego operatora płatności i przewoźnika. Jeśli zamawiający poda dane innego odbiorcy przesyłki, otrzymujemy je od zamawiającego i używamy do doręczenia oraz kontaktu dotyczącego dostawy. Przekazujemy tej osobie informację wymaganą przez art. 14 RODO, z podaniem źródła i kategorii danych, najpóźniej przy pierwszym kontakcie, ujawnieniu danych innemu odbiorcy lub w ciągu miesiąca, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej, chyba że ma zastosowanie ustawowy wyjątek.

Które dane są potrzebne do obsługi

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane przy zakupie są niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy. Bez danych do dostawy nie zrealizujemy wysyłki. Dane wymagane przepisami do dokumentacji sprzedaży są konieczne do wykonania obowiązków prawnych.

Bez wymaganych danych rejestracyjnych nie utworzymy konta; bez adresu e-mail i zgody nie wyślemy newslettera. Brak zgody na newsletter lub opcjonalne cookies nie uniemożliwia zakupu. Niepodanie danych potrzebnych do odpowiedzi może uniemożliwić obsługę pytania. Nie wymagamy informacji, które nie są potrzebne do danego celu.

Automatyzacja i dopasowywanie treści

[POTWIERDZIĆ PRZED PUBLIKACJĄ: czy dane są wykorzystywane do decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę. Jeśli nie, wpisać: „Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływają”. Jeśli tak, wskazać podstawę, zasady, znaczenie, przewidywane konsekwencje i wymagane prawa].

[POTWIERDZIĆ PRZED PUBLIKACJĄ: czy sklep lub narzędzia reklamowe prowadzą profilowanie, personalizację reklam albo cen. Jeśli takie narzędzia działają, opisać zakres danych i cel; jeżeli nie, usunąć ten akapit lub podać potwierdzoną informację o braku profilowania].

Jak długo zachowujemy informacje

Dane realizacji zamówienia przechowujemy przez czas potrzebny do wykonania umowy, a następnie tylko w zakresie koniecznym do obowiązków prawnych lub roszczeń. Dane konta przechowujemy przez okres jego działania; usunięcie konta nie oznacza usunięcia wymaganej prawem dokumentacji zakupów.

Dokumenty podatkowe przechowujemy co do zasady do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zwykle 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentacja rachunkowa jest przechowywana przez okres właściwy dla danego dokumentu, co do zasady 5 lat, liczone według ustawy o rachunkowości. Okres może ulec zmianie, jeżeli wynika to z przepisów, np. zawieszenia lub przerwania przedawnienia.

Dane dotyczące roszczeń zachowujemy do upływu właściwego terminu przedawnienia, zwykle 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą lub 6 lat dla innych roszczeń, z uwzględnieniem zasad liczenia terminu i jego przerwania lub zawieszenia. Przy trwającym sporze niezbędne dane mogą być przechowywane do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia. Nie oznacza to automatycznego zachowania wszystkich danych klienta przez najdłuższy termin.

Dane newslettera wykorzystywane do wysyłki przechowujemy do wycofania zgody, rezygnacji albo zakończenia usługi. Po rezygnacji zachowujemy jedynie niezbędny dowód zgody i jej wycofania przez okres potrzebny do rozliczalności i obrony roszczeń oraz minimalny zapis blokujący ponowną wysyłkę, tak długo, jak jest potrzebny do respektowania rezygnacji.

Korespondencję przechowujemy przez czas obsługi sprawy, a potem w niezbędnym zakresie według terminu dotyczącego umowy, obowiązku prawnego lub konkretnego roszczenia. Logi techniczne przechowujemy od 7 do 30 dni, a kopie zapasowe są usuwane lub nadpisywane w cyklu 7-30 dni. Zapis dotyczący incydentu może być zachowany dłużej, jeśli jest konieczny do jego wyjaśnienia lub roszczeń.

Czas działania poszczególnych cookies wskazuje ich wykaz. Po zakończeniu właściwego okresu dane usuwamy lub nieodwracalnie anonimizujemy, chyba że dalszego przechowywania wymaga prawo.

Kto może otrzymać dane

Dane przekazujemy tylko w zakresie potrzebnym do określonego celu. Odbiorcami mogą być wybrani przewoźnicy, w szczególności DPD, InPost i DHL, oraz dostawca transportu paletowego. Przy odbiorze osobistym nie przekazujemy danych przewoźnikowi w celu tej dostawy.

Dane mogą otrzymywać także banki i operator płatności wybrany przy zakupie [UZUPEŁNIĆ OPERATORA, JEŻELI DOTYCZY], podmioty świadczące usługi księgowe i wystawiania dokumentów, dostawca hostingu OVH sp. z o.o., ul. Swobodna 1, 50-088 Wrocław, upoważnieni wykonawcy obsługi informatycznej. Poczta pod adresem verdantis.pl@proton.me korzysta z usług Proton AG z siedzibą w Szwajcarii.

W zakresie potrzebnym do reklamacji lub gwarancji dane mogą być przekazywane właściwemu gwarantowi lub serwisowi. Dane mogą też otrzymywać doradcy prawni oraz organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów.

Dostawcy przetwarzający dane na nasze zlecenie działają na podstawie umów powierzenia i odpowiednich instrukcji. Inne podmioty, np. niektórzy przewoźnicy, banki lub operatorzy płatności, mogą działać jako niezależni administratorzy w zakresie własnych obowiązków; ich zasady opisują właściwe polityki prywatności.

Dane przetwarzane poza EOG

Korzystanie z poczty Proton wiąże się z udziałem Proton AG w Szwajcarii, która znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie danych do Szwajcarii może opierać się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, zgodnie z art. 45 RODO.

Jeżeli transfer nie jest objęty decyzją o odpowiednim stopniu ochrony, stosujemy wymagane prawem zabezpieczenia, np. standardowe klauzule umowne, wraz z oceną i dodatkowymi środkami, gdy są potrzebne. Informację o właściwych zabezpieczeniach oraz ich kopię lub sposób uzyskania możesz otrzymać po kontakcie z Administratorem, z uwzględnieniem praw innych osób i chronionych informacji.

Uprawnienia i zgłaszanie żądań

Na zasadach określonych w RODO masz prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo usunięcia nie jest bezwarunkowe, np. nie obejmuje danych nadal potrzebnych do obowiązku prawnego lub obrony roszczeń.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy, masz prawo do przenoszenia danych, które nam dostarczyłeś, oraz przesłania ich innemu administratorowi, gdy jest to technicznie możliwe.

Gdy podstawą jest nasz uzasadniony interes, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich praw lub podstawy do roszczeń. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy i obejmuje związane z nim profilowanie.

Zgodę możesz wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Z newslettera zrezygnujesz przez link w wiadomości lub e-mail do Administratora. Zgodę na cookies zmienisz w ustawieniach zgody dostępnych na stronie.

Żądania można kierować na verdantis.pl@proton.me lub adres siedziby. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Przy skomplikowanym żądaniu lub dużej liczbie żądań termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; informujemy o tym i o przyczynie w pierwszym miesiącu. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, w sposób proporcjonalny do sprawy.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobach złożenia skargi znajdują się na https://uodo.gov.pl. Wcześniejszy kontakt z nami nie jest warunkiem skargi.

Aktualizacja dokumentu

Aktualizujemy politykę przy zmianach prawa lub sposobu przetwarzania danych. Przekazujemy wymagane informacje, a potrzebną zgodę uzyskujemy przed rozpoczęciem nowego przetwarzania. Data obowiązywania: 01.10.2026r.

Część II Cookies i ustawienia prywatności

Jak działają cookies

Cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu lub odczytywane z niego. Podobne funkcje mogą pełnić inne technologie, np. pamięć przeglądarki. Zasady zgody stosujemy do nich zgodnie z ich rzeczywistym celem, a nie samą nazwą technologii.

Technologie potrzebne do działania sklepu

Technologie ściśle niezbędne do transmisji lub świadczenia wyraźnie zamówionej usługi, np. obsługi koszyka, logowania i zapamiętania wyboru zgody, mogą działać bez zgody w zakresie ustawowego wyjątku. Pozostałe technologie, w tym opcjonalne analityczne lub reklamowe, uruchamiamy dopiero po odpowiedniej zgodzie. Samo wejście na stronę lub przewijanie nie oznacza zgody.

Dodatkowe narzędzia

Jeśli sklep korzysta z dodatkowej analityki, reklam lub personalizacji wymagającej zgody, narzędzia te mogą działać dopiero po jej udzieleniu. Analityka służy ocenie korzystania ze strony, reklama może służyć pomiarowi kampanii i dopasowywaniu ich treści, a personalizacja może zmieniać prezentowane materiały zgodnie z preferencjami. Informacja o cookies wskazuje, które z tych funkcji rzeczywiście działają, z jakich danych korzystają i kto je dostarcza.

Twój wybór i jego zmiana

Możesz zaakceptować opcjonalne kategorie, odmówić ich użycia lub wybrać ustawienia szczegółowe. Odmowa nie ogranicza podstawowej możliwości zakupu. Funkcja ponownego otwarcia ustawień zgody powinna być dostępna na stronie pod nazwą „Ustawienia cookies”. Zmiana zgody jest równie łatwa jak jej udzielenie.